無駄な業務を洗い出すことで自分の時間を確保しよう

会議中に話し合う

事前に資料をメールするように習慣づける。結論、質問を事前に用意しておけば会議は短くなる。その会議の目的は何かを明確にすることが大事。

取り決めをするのか、みんな意見を聞きたいのか。どちらにせよ事前配布で対応できる。会議前から考えられるので良い考えが出るかもしれない。意見がたくさんある場合、会議では時間が足りなくなる可能性があるが、メールなら内容を吟味できるので他の課題解決のヒントにもなりうる。

議事録係

特に内容が多い時には、1人にやらせると間違いもあるので、最低でも2人用意するべき。覚えるためにも新人にさせることも有効。

司会役が議題終了時に参加者の認識をまとめる。議事録係の負担が減るのでぜひ実践してほしい。

報告書が読みづらい

読むのに時間がかかる。結果、無駄な時間を使ってしまう。文章を書く能力が極めて低い人がいる。「誰かのミスを自分がカバーしてやった」のような内容を長々と中年社員が書いているのだから読む気力もなくなる。せめて私情は書かないで欲しいものだ。文章を書くトレーニングをするために社員教育をするべき。

揚げ足取り人間

人によって態度を変える人がいる。いい大人ならやめてほしい。自分に対してではなくても気分が悪くなって、業務に支障がでる。少しでもミスがあれば話を大きくされて言いふらされるのだ。「そんなこともわからないのか」が口癖。そんな人は人間的に未熟なので関わらないべきだ。

残業ありきはやめるべき

定時で帰る前提で仕事を進めれば、自然と業務の優先順位をつけることになるので、急な業務にも最悪残業でも対応できる。残業ありきだと、突然のことに対応できない。

急な業務でも優先順位をつけられているので、優先度の低い業務を後に回して残業をしなくて済む。こんな社会は実現しないのだろうか。

まとめ

会社の無駄を伝えて良い方向に変えていくのも社員の仕事。会社の方針にもよるが、変えられるものは変える。変えられないのなら、身を置く環境を変えることもできる。

どんな雑務でも、全ては自分の糧になると思えば必ず得られるものはある。でも、時間は有限。無駄だと思うのなら、それはやらないべきだ。